دورة المعدات (الماكينات) بالورشة

تعتبر العدة والآلات والمعدات من المصروفات الثابتة عند الاستثمار في مجال صيانة وإصلاح السيارات. يمكن للشركات الكبيرة الحصول على المعدات عن طريق الشراء (جديد/مستعمل) أو تأجيرها. وتتبع عملية امتلاك المعدة الخطوات التالية:
    1- شراء المعدات
    2- التدريب على استخدام المعدات
    3- صيانة المعدات
    4- إحلال المعدات
    5- استهلاك المعدات

شراء المعدات:
يتم شراء العدة والمعدات والخامات وقطع الغيار بعدة طرق
    1- الشراء المباشر(كمية محدودة, وسعر قليل)
    2- المناقصات (الشراء بكميات كبيرة)
    3- الشراء بعروض الأسعار
    4- المفاوضات

التدريب على استخدام المعدات:
يتم التدريب على استخدام المعدات خلال برامج التدريب للفنين. وفي حالة شراء ماكينة جديدة تقوم الشركة الموردة بتدريب العاملين عليها حسب عقد التوريد.

صيانة المعدات:
يجب إجراء عمليات الصيانة حسب الكتالوج المرفق مع الماكينة بواسطة فنين متخصصين, ويكون لكل ماكينة كرت خاص بها مبين نوع الصيانة وتاريخ الصيانة وكذلك موعد ونوع الصيانة القادمة. صيانة المعدات تزيد من عمرها التشغيلي وعدم تعطلها الفجائي الذي أعلى تكلفة وأكثر ضرراً. وكذلك تؤدي الصيانة إلى أداء أفضل وكفاءة ودقة عالية, وزيادة أمان للماكينة والعاملين عليها وعلى الممتلكات بالورشة.

إحلال المعدات:
المقصود بإحلال المعدات هو تغييرها حسب عمرها التشغيلي ويتم الإحلال تدريجياً وبأعداد محدودة. كما يتم ذلك بالنسبة لأسطول السيارات والشاحنات التي تعمل في النقل المباشر والشركات الكبرى وشركات تأجير السيارات.

مثال:

أ) هناك ورشة تستخدم 1000 قطعة عدة والمطلوب حساب عدد القطع التي يجب إحلالها خلال الستة شهور التالية, إذا علم أن نسبة الأعطال (أو العمر التشغيلي لها) بهذه القطع كالتالي:

نسبة العطل	شهر
10%	1
20%	2
30%	3
40%	4
= 100%

الحل:

الشهر الأول:
عدد قطع الإحلال = 1000 × 0.1 = 100 قطعة
الشهر الثاني:
عدد قطع الإحلال = 1000 × 0.2 + 100 × 0.1 = 210 قطعة
الشهر الثالث:
عدد قطع الإحلال = 1000 × 0.3 + 100 × 0.2 + 210 × 0.1 = 341 قطعة
الشهر الرابع:
عدد قطع الإحلال = 1000 × 0.4 + 100 × 0.3 + 210 × 0.2 + 341 × 0.1 = 507 قطعة
الشهر الخامس:
عدد قطع الإحلال = 100 × 0.4 +  210 × 0.3 + 341 × 0.2 + 507 × 0.1 = 222 قطعة
الشهر السادس:
عدد قطع الإحلال = 210 × 0.4 + 341 × 0.3 + 507 × 0.2 + 222 × 0.1 = 310 قطعة


ب) أحسب تكلفة الإحلال خلال تلك الفترة إذا كان سعر القطعة 5 ريال

عدد القطع الإجمالي= 100 + 210 + 341 + 507 + 222 + 310 = 1690 قطعة
تكلفة الإحلال = 1690 × 5 = 8450 ريال

استهلاك المعدات:
وهي انخفاض سعر الماكينة بالتقادم وهي عبارة عن خفض نسبة معينة من القيمة الأساسية للماكينة كل سنة من قيمتها الدفترية لتستعمل في حساب الوضع المالي للورشة وتقييم قيمة الورشة. يمكن حساب استهلاك المعدة بإحدى الطريقتين التاليتين:
    - طريقة الخط المستقيم: وهي انخفاض قيمتها بنسبة ثابتة كل سنة
    - طريقة النسبة المئوية: وهي انخفاض قيمتها بنسبة ثابتة من سعرها كل سنة,  يقل سعرها بمعدل أكبر.

مثال:

ماكينة سعرها الأصلي 10700 ريال وسعرها عند انتهاء خدمتها الذي هو 10 سنوات يكون 700 ريال احسب سعر الماكينة بعد 3 سنوات.

أ) طريقة الخط المستقيم:
انخفاض القيمة السنوية = (سعر شراء الماكينة - سعر البيع) ÷ عدد سنوات الخدمة
                           = (10700 - 700 ) ÷ 10 = 1000 ريال في السنة

سعر الماكينة بعد 3 سنوات = سعر الشراء - الانخفاض في 3 سنوات
                               = 10700 - 3 × 1000 = 7700 ريال

ب) طريقة النسبة المئوية:
تحسب النسبة المئوية من المعادلة
=
حيث
B = سعر الشراء
S = سعر البيع
T = الفترة الزمنية

= النسبة المئوية

0.24 = 24%

الانخفاض في السنة الأولي = 10700 × 0.24 = 2568 ريال
سعر الماكينة بعد السنة الأولى = 10700 - 2568 = 8132 ريال
الانخفاض في السنة الثانية = 8132 × 0.24 = 1952 ريال
سعر الماكينة بعد السنة الثانية = 8132- 1952 = 6180 ريال
الانخفاض في السنة الثالثة = 6180 × 0.24 = 1484 ريال
سعر الماكينة بعد السنة الثالثة = 6180 - 1484 = 4969 ريال

برنامج أكسل لبيان سعر الماكينة بعد سنوات من الشراء.

تجهيز الورشة بالماكينات

حسابات تحديد عدد الماكينات بالورشة
بعد تحديد نوع الماكينات المطلوبة بالورشة يتم تحديد عددهم, يتم تحديد العدد بناء على معدل عدد العمليات التي تتم على الماكينة, وزمن أجراء العملية, وكفاءة تشغيل الماكينة.

مثال:
كم عدد الماكينات المطلوبة في ورشة تقوم بعمليات خراطة هوبات (طنابير/ Brake drums) حيث:
- عدد عمليات الخراطة المتوقعة أسبوعياً 120 هوبة (120 هوبة/أسبوع) - حجم العمل بالورشة,
- الزمن النمطي (القياسي) هو 36 دقيقة/ هوبة,
- كفاءة تشغيل الماكينة 80% (تعتمد على تدريب العمالة),
- عدد الساعات المتاحة أسبوعياً 40 ساعة/أسبوع .

الحل:
        الزمن الفعلي لخراطة الهوبة = الوقت النمطي ÷ كفاءة التشغيل

                                    = 36 ÷ 0.8 = 45 دقيقة (0.75 ساعة)

        الزمن الفعلي لخراطة جميع الهوبات في الأسبوع= الزمن الفعلي لخراطة الهوبة× عدد الهوبات بالأسبوع

                                                      = 45 × 120 = 5400 دقيقة = 90 ساعة

        عدد الماكينات المطلوبة = الوقت الفعلي للقيام بعمليات الخراطة في الأسبوع ÷ الوقت المتاح أسبوعياُ

                               = 90 ÷ 40 = 2.25 ماكينة

        يكون العدد اللازم لإتمام العمليات هو 3 ماكينات.

* يقرب عدد الماكينات إلى العدد الصحيح الأعلى دائماُ, حيث إنه لا يمكن شراء أو تشغيل ربع ماكينة.
يمكن الاستفادة من عملية التقريب للعدد الأعلى في التالي:
- أمكانية زيادة عدد الهوبات التي يمكن تشغيلها أسبوعياً
  العدد الذي يمكن تشغيله باستخدام 3 ماكينات
    = (عدد الماكينات × ساعات التشغيل/أسبوع) ÷ الزمن الفعلي لخراطة الهوبة (ساعة)
    =(3 × 40) ÷ (0.75) = 160 هوبة/أسبوع

- عند تشغيل نفس العدد من الهوبات 120 هوبة/أسبوع على 3 ماكينات يكون تحميل الماكينة أقل من 100%.
  تحميل الماكينة عند تشغيل 3 ماكينات لخراطة 120 هوبة/أسبوع
   = عدد الهوبات المراد خرطها/أسبوع ÷ أقصى عدد الهوبات التي يمكن خرطها بالأسبوع  باستخدام 3 ماكينات
    = 120 ÷ 160= 75%

- عطل أحدى الماكينات قد يؤدي إلى توقف العمل (في حالة وجود ماكينة واحدة مثلاُ).

- يمكن زيادة عدد الهوبات التي يمكن تشغيلها أسبوعياً أو تقليل عدد الماكينات عن طريق:
        *  زيادة كفاءة التشغيل باستخدام عمالة مدربة,
        *  شراء ماكينات حديثة تحتاج إلى زمن أقل في تركيب الهوبة على الماكينة وأسرع في التشغيل.

لاتخاذ قرار بشأن شراء ماكينات للورشة يجب أخذ التالي في الاعتبار:
أ- شراء الماكينات:
* مساحة الورشة (إمكانية وضع الماكينات بالورشة).
* تكلفة شراء الماكينات
* تكلفة توظيف عمالة مدربة لتشغيل الماكينات أو تكلفة تدريب عمالة غير مدربة

ب- عدم القيام بخراطة الهوبات بورشة السيارات وإرسال الهوبات إلى ورشة متخصصة بدلاُ من ذلك:
* تكلفة نقل الهوبات من وإلى الورشة المتخصصة,
* الخسارة في الربح نتيجة التشغيل خارج الورشة.

# يمكن شراء عدد أقل من الماكينات 2 ماكينة مثلاً, وحتى لا ينتج عليه تقليل حجم عمل الورشة  وللمحافظة على حجم عمل الورشة
- يتم تشغيل الورشة ساعات زائدة (خارج دوام) وإعطاء العمالة اجر إضافي.
- إرسال الشغل الزائد عن أمكنية تشغيل الماكينات إلى ورشة خارجية وبذلك يضمن تحميل الماكينة 100% توفير للتكاليف.

 (شراء عدد أقل من الماكينات يقلل من سعر الشراء ومن قيمة التكلفة الثابتة والمتغيرة ويضمن نسبة تحميل أعلى للماكينة, ولكنه في نفس الوقت يزيد من احتمال زيادة أعطال الماكينات التي تؤدي إلى زيادة تكلفة الصيانة ومن تكلفة توقف عمل الماكينة).

خطوات شراء المعدات والخامات وقطع الغيار:
    أ- وضع المواصفات
    ب- تحديد الكمية المطلوبة
    جـ- فحص عروض الطلبيات
    د- فحص واستلام الطلبيات
    هـ- تخزين المواد

أ- وضع المواصفات
تحدد المواصفات الفنية المطلوبة, ويتم الطلب عن طريق أي من التالي:
                 - كتابة المواصفات بالتفصيل
                 - استخدام الكتالوج (رقم الجزء التسلسلي- .....)
                 - استخدام الاسم التجاري (زيت ×××- .....)
                 - طلب توريد عينة, لفحصها ومطابقتها بالمواصفات المطلوبة (أثاث مكتبي-....)    

ب- تحديد الكمية المطلوبة
تتأثر مقدار الكمية المطلوبة في الطلبية بالتالي:
                 - العدد المطلوب, أو معدل الحاجة للاستخدام
                 - قدرة الشركة على الشراء (الميزانية المحددة للشراء)
                 - مدى توفر السلعة بالأسواق (عدم توفر السلعة يؤدي إلى طلب كمية أكبر)
                 - الوقت والتكاليف اللازمة للقيام بدورة الشراء(يتم زيادة الطلبية مع زيادة الوقت والتكاليف)
                 - طبيعة المطلوب (صعوبة التخزين "التلف, الحجم, الآمان" - عدم استقرار سعر السلعة)
                 - سعة المخزن
                 - تكاليف النقل
                 - طريقة الدفع (الحصول على تخفيض مع زيادة الكمية المطلوبة, التسهيل في الدفع...)
يتحدد الحجم الاقتصادي للعينة بناء على تكلفة إجراءات الشراء وتكلفة التخزين وذلك للقطعة الواحدة (زيادة حجم الطلبية يزيد تكلفة التخزين ويقلل من تكلفة الشراء والعكس صحيح).

جـ- فحص عروض  الطلبيات
يتم الاتصال بالموردين لتقديم عروض أسعار حسب الكمية والمواصفات المطلوبة.
 يتم دراسة عروض الأسعار من ناحية السعر, توفر الكتالوجات, خدمة ما بعد البيع, التدريب, الصيانة, الملحقات, طريقة التسليم, طريقة الدفع, سمعة الشركة الموردة.
بعد دراسة عروض الأسعار يتم تحديد مصادر الشراء وإصدار أمر الشراء

د- فحص واستلام المواد
يتم تحديد موعد لتسلم المواد وغالباً ما يكون هناك شرط جزائي عن التخلف عن موعد التسليم أما مقدار معين أو نسبة من مبلغ الطلبية.
يتم فحص المواد قبل استلامها والغرض من الفحص هو التأكد من أن المواد الموردة مطابقة للمطلوب. ويتم أما فحص 100% من العينة (ماكينات) أو فحص عينات عشوائية وهذا يكون حسب (الكمية المسلمة- نوع الاختبار- مقدار التطابق المطلوب- ....).
وقد يتم الفحص:
- أما داخل المنشئة (الجهة التي ستسلم المطلوب تقوم بالفحص, أقل تكلفة)
- خارج المنشئة (جهة محايدة- توفر أجهزة الفحص- خبرة في الفحص)
وينتج عن فحص الطلبيات أما قبول الطلبية أو رفضها أو استبدال بعض البنود أو تخفيض سعر الشراء.
يتم كتابة محضر استلام بعد فحص الطلبيات والتأكد من مطابقتها للمواصفات. مراجعة الفواتير, ثم يتم صرف المبالغ للموردين ويتم الاحتفاظ بالسجلات (سجل الموردين وبياناتهم, سجل أوامر التوريد, سجل المواد المشتراه, سجل المواصفات, سجل الكتالوجات, سجل الملحقات)

هـ- تخزين المواد
يتم تصنيف الأصناف, تحديد مكان وطريقة التخزين, ثم يتم تسليم العهدة. يتم بعد ذلك مراقبة المخزون (تحقيق التوازن بين المواد الداخلة والموجودة والمطلوبة- متابعة المخزون (الجرد)- وتحديد معدلات الصرف والاستخدام)